Wenn du als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG arbeitest, gelten für deine Rechnungen besondere Regeln. Du weist keine Umsatzsteuer aus, musst aber trotzdem einen klaren Hinweis setzen und alle Pflichtangaben sauber erfüllen. Dieser Ratgeber zeigt dir, worauf es ankommt, welche Grenzen seit 2025 gelten und welche Fehler du vermeiden solltest. So bleibt deine Rechnung formal korrekt und beim Finanzamt ohne Beanstandung.
Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet
Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG befreit dich davon, Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Das hat eine wichtige Folge für deine Rechnungen: Du berechnest keine Umsatzsteuer und du weist auch keinen Steuersatz auf der Rechnung aus. Es steht also keine Zeile mit 19 Prozent oder 7 Prozent auf deinem Dokument. Im Gegenzug kannst du in der Regel keine Vorsteuer aus deinen eigenen Eingangsrechnungen geltend machen.
Damit Empfänger und Finanzamt sofort verstehen, warum keine Steuer auftaucht, ist ein Hinweis Pflicht. Eine bewährte Formulierung lautet: Gemäß Paragraf 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Dieser Satz gehört auf jede Rechnung, die du als Kleinunternehmer stellst.
Die Umsatzgrenzen seit 2025
Ob du die Regelung nutzen darfst, hängt von deinem Umsatz ab. Seit 2025 gelten zwei Schwellen, die du beide im Blick behalten musst:
- Dein Gesamtumsatz im Vorjahr lag nicht über 25.000 Euro.
- Dein Gesamtumsatz im laufenden Jahr liegt nicht über 100.000 Euro.
- Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Kleinunternehmereigenschaft ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Schon dieser Umsatz ist dann regulär zu versteuern.
Prüfe deine Zahlen daher laufend, nicht nur einmal im Jahr. Wenn du dich der oberen Grenze näherst, lohnt sich ein frühzeitiges Gespräch mit deinem Steuerberater, damit der Wechsel zur Regelbesteuerung sauber gelingt.
Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung
Auch ohne Umsatzsteuer gelten für dich die Vorgaben aus Paragraf 14 UStG. Eine vollständige Rechnung enthält:
- Name und Anschrift von dir als Aussteller und von deinem Kunden
- deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang der Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- das Entgelt, also den Betrag ohne gesonderten Steuerausweis
- den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach Paragraf 19 UStG
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten reduzierte Pflichtangaben. Hier reichen unter anderem dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt. Den Paragraf 19 Hinweis solltest du der Klarheit halber dennoch aufnehmen.
E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen freiwillig
Beim Thema E-Rechnung lohnt sich ein ehrlicher Blick. Seit dem 1. Januar 2025 musst auch du als Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn Geschäftskunden sie dir schicken. Von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer dagegen ausgenommen. Du darfst also weiterhin eine klassische PDF oder eine Papierrechnung verschicken, kannst aber freiwillig auf strukturierte Formate umstellen.
Typische Fehler, die du vermeiden solltest
- Trotz Kleinunternehmerstatus Umsatzsteuer ausweisen: Wer Steuer auf der Rechnung nennt, schuldet sie dem Finanzamt, auch wenn er sie gar nicht erheben durfte.
- Den Paragraf 19 Hinweis vergessen: Ohne diesen Satz wirkt die fehlende Steuer wie ein Versehen.
- Rechnungsnummern nicht fortlaufend vergeben: Lücken oder doppelte Nummern fallen bei einer Prüfung schnell auf.
- Falsche oder fehlende Steuernummer angeben, sodass die Rechnung unvollständig wird.
Wie BILLEVO dich dabei unterstützt
BILLEVO ist eine lokale Desktop-Rechnungssoftware für Windows ab Version 10 und macOS auf Intel sowie Apple Silicon. Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG wird direkt unterstützt: Du erstellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer und mit dem passenden Hinweis, und die Rechnungsnummern laufen fortlaufend durch. Neben Rechnungen kannst du Angebote, Lieferscheine, wiederkehrende Rechnungen, Sammelrechnungen, Zeiterfassung, Kunden, Artikel, Ausgaben, Eingangsrechnungen mit Belegimport per OCR, Zahlungsabgleich und Mahnwesen verwalten. Mehrere Firmen lassen sich getrennt führen.
Für den Umgang mit strukturierten Formaten erzeugt BILLEVO ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung, wobei das Original-XML jederzeit sichtbar bleibt. Der DATEV-Export mit SKR03 oder SKR04 und einer Audit-CSV bereitet die Übergabe an deinen Steuerberater vor, ersetzt aber keine Steuerberatung. Deine Daten liegen lokal in einer Datenbank auf deinem Gerät. Das bedeutet auch: Backups sowie Import und Export liegen in deiner Hand, du bist also selbst für die Sicherung verantwortlich. BILLEVO gibt es als Einmalkauf für 99 Euro ohne Abo, mit 30 Tagen kostenlosem Test. Die aktuelle Version ist 3.8.3, beide Builds sind signiert.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall wende dich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.