Seit dem 2. August 2026 gilt die europäische KI-Verordnung in ihren wesentlichen Teilen. Wer ein KI-Werkzeug beruflich nutzt, etwa um Angebotstexte zu formulieren oder Belege auslesen zu lassen, ist im Sinne der Verordnung Betreiber und hat damit Pflichten. Eine Ausnahme für kleine Betriebe gibt es nicht. Die wichtigste Entwarnung vorweg: Die aufwendigen Regeln für hochriskante Anwendungen wurden verschoben und greifen erst Ende 2027.
Was seit wann gilt
- Seit Februar 2025: Die verbotenen Anwendungen und die Pflicht zur KI-Kompetenz.
- Seit August 2025: Die Regeln für Anbieter großer KI-Modelle und das Bußgeldsystem.
- Seit dem 2. August 2026: Die allgemeine Anwendbarkeit, vor allem die Transparenzpflichten.
- Ab Dezember 2027: Die Pflichten für hochriskante Anwendungen, verschoben vom August 2026.
Die Verschiebung ist wichtig, weil viele Ratgeberseiten im Netz noch den August 2026 nennen. Grundlage der Änderung ist eine Anpassung der Verordnung, die am 27. Juli 2026 in Kraft getreten ist. In Deutschland überwacht seit Ende Juli 2026 die Bundesnetzagentur die Einhaltung, sie bietet dafür auch eine Anlaufstelle für Unternehmen an.
Die Pflicht, die dich sicher trifft: KI-Kompetenz
Wer KI beruflich einsetzt, muss dafür sorgen, dass die Menschen, die damit arbeiten, ausreichend Verständnis dafür haben. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße und umfasst nicht nur Angestellte, sondern auch Auftragnehmer, die in deinem Auftrag mit KI arbeiten.
Die gute Nachricht: Die Bundesnetzagentur stellt ausdrücklich klar, was NICHT verlangt wird. Es braucht keine formalisierten Schulungen, keine externen Zertifikate, keinen KI-Beauftragten und keine Vorabprüfung durch eine Behörde. Verlangt ist ein sachgerechtes Vorgehen: klären, wer welches Werkzeug wofür nutzt, die Leute entsprechend einweisen, das regelmäßig auffrischen und festhalten, was du getan hast. Für einen Betrieb mit drei Mitarbeitern ist das eine Seite Dokumentation, nicht ein Projekt.
Es gibt kostenlose Angebote, die die Behörde selbst empfiehlt, unter anderem den KI-Campus und die Mittelstand-Digital Zentren mit anbieterneutralen Trainern für kleine und mittlere Unternehmen.
Was verboten ist, auch für kleine Betriebe
Acht Anwendungen sind ganz untersagt. Für Handwerk und Dienstleistung ist eine davon besonders praxisrelevant: Emotionserkennung am Arbeitsplatz. Wer also Software einsetzt, die Stimmung oder Gemütslage von Mitarbeitenden analysiert, verstößt gegen die Verordnung, unabhängig von der Betriebsgröße. Ausnahmen gibt es nur für medizinische und sicherheitsrelevante Zwecke.
Der Fall, der viele überrascht: Bewerberauswahl
Alles, was mit Beschäftigung zu tun hat, gilt als hochriskant. Dazu zählt nicht nur ein selbst gebautes System, sondern auch ein zugekauftes Werkzeug, das Bewerbungen automatisiert vorsortiert, Lebensläufe bewertet oder Kandidaten in eine Reihenfolge bringt. Wer so etwas einsetzt, ist Betreiber eines hochriskanten Systems, auch als Kleinbetrieb. Diese Pflichten greifen erst ab Dezember 2027, aber wer heute ein Recruiting-Werkzeug auswählt, sollte das mitdenken.
Muss ich KI-Texte kennzeichnen?
Meist nicht. Ein mit KI geschriebener Angebotstext, Werbetext oder Beitrag auf der eigenen Website löst die Kennzeichnungspflicht in der Regel nicht aus, weil du die redaktionelle Verantwortung dafür trägst und es nicht um Angelegenheiten von öffentlichem Interesse geht. Auch reine Hilfsfunktionen wie Rechtschreibprüfung oder Textglättung sind ausgenommen.
Anders sieht es bei Bildern und Videos aus: Wenn du KI-erzeugte Inhalte veröffentlichst, die echte Personen, Orte oder Ereignisse realistisch darstellen, musst du das offenlegen. Ein vorgeschriebenes EU-Symbol dafür gibt es nicht, verlangt ist eine klare, erkennbare Angabe. Offensichtlich künstlerische oder satirische Werke dürfen dezenter gekennzeichnet werden.
Wie BILLEVO damit umgeht
BILLEVO arbeitet bewusst lokal. Die Belegerkennung läuft auf deinem Rechner, deine Rechnungsdaten verlassen ihn dafür nicht. Sollten künftig Funktionen mit größeren KI-Modellen dazukommen, wird das eine bewusste Entscheidung von dir sein, kein stiller Vorgabewert.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 17. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Die KI-Verordnung wird derzeit fortlaufend angepasst, prüfe für verbindliche Auskünfte die amtlichen Quellen.