Seit Anfang 2025 gilt im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eine neue Regel: Jeder muss E-Rechnungen empfangen können. Das klingt nach großem Umbruch, ist aber gut planbar. In diesem Ratgeber erfährst du, was wann auf dich zukommt, was überhaupt als E-Rechnung zählt und wie du Schritt für Schritt vorgehst, ohne in Hektik zu verfallen.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF, das du per Mail verschickst, und auch kein eingescanntes Papier. Gemeint ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem konformen Profil. Der entscheidende Unterschied liegt darin, dass die Rechnungsdaten in einer maschinenlesbaren Datei stecken, sodass Software sie automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann.
Ein klassisches PDF oder ein abfotografiertes Dokument erfüllt diese Anforderung nicht. Formate wie ZUGFeRD verbinden allerdings beides: Sie sehen aus wie ein lesbares PDF, tragen aber zusätzlich die strukturierten Daten im Inneren. So bleibt die Rechnung für dich und deine Kunden gut lesbar und ist trotzdem konform.
Die Zeitachse beim Empfangen und Ausstellen
Wichtig ist, zwei Dinge auseinanderzuhalten, nämlich das Empfangen und das Ausstellen von E-Rechnungen. Das Wachstumschancengesetz hat dafür einen klaren Fahrplan vorgegeben.
- Seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer.
- Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 darfst du beim Ausstellen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier oder PDF verschicken.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen mit Zustimmung des Empfängers sogar noch 2027 auf Papier oder PDF setzen.
- Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1.1.2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Für dich als Selbstständige oder Selbstständigen heißt das in der Praxis: Empfangen muss schon heute funktionieren. Beim Ausstellen hast du je nach Umsatz noch Zeit, bist aber spätestens 2028 in der Pflicht. Wer früh umstellt, vermeidet späteren Zeitdruck.
Diese Fälle sind ausgenommen
Die Pflicht betrifft den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, bei dem beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Einige Fälle bleiben außen vor:
- Rechnungen an private Endkunden, also der klassische B2C-Bereich.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG.
Auch wenn du viel mit Privatkunden arbeitest, lohnt sich die Vorbereitung trotzdem. Sobald ein einziger Geschäftskunde dir eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und sauber archivieren können.
So bereitest du dich in Ruhe vor
Du musst nichts über Nacht umkrempeln. Geh die Sache in kleinen Schritten an, dann bist du gut aufgestellt:
- Sorge zuerst dafür, dass du E-Rechnungen empfangen, lesen und revisionssicher aufbewahren kannst.
- Verschaffe dir einen Überblick, welche deiner Kunden Geschäftskunden sind und ab wann du selbst ausstellen musst.
- Prüfe, ob deine Rechnungssoftware konforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
- Stimme dich rechtzeitig mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin über Archivierung und Buchhaltung ab.
Wie BILLEVO dich dabei unterstützt
BILLEVO ist eine lokale Desktop-Rechnungssoftware für Windows 10 oder neuer und macOS auf Intel sowie Apple Silicon. Beide Builds sind signiert, die aktuelle Version ist 3.8.3. Beim Thema E-Rechnung erzeugt BILLEVO die Formate ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung, wobei das zugrunde liegende XML jederzeit sichtbar bleibt. So behältst du die Kontrolle darüber, was wirklich verschickt wird.
Deine Daten liegen lokal in einer Datenbank auf deinem Gerät. Das bedeutet auch, dass Backups, Import und Export in deiner Hand liegen, du bist also selbst für Sicherungen verantwortlich. Das ist ein bewusster Kompromiss gegenüber Cloud-Lösungen. Für die Übergabe an die Steuerberatung gibt es einen DATEV-Export nach SKR03 oder SKR04 samt Audit-CSV. Diese Funktion bereitet die Übergabe vor, ersetzt aber keine Steuerberatung. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG werden ebenfalls unterstützt, also mit Rechnungen ohne Umsatzsteuer und passendem Hinweis. BILLEVO ist ein Einmalkauf für 99 Euro ohne Abo, mit 30 Tagen kostenlosem Test.
Fazit: Die E-Rechnungs-Pflicht ist kein Grund zur Sorge, sondern eine planbare Umstellung. Wer das Empfangen heute sicherstellt und das Ausstellen rechtzeitig vorbereitet, geht den Stichtagen entspannt entgegen.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall wende dich bitte an deine Steuerberaterin, deinen Steuerberater oder eine fachkundige Beratung.