E-Rechnung ist im inländischen B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 Thema, aber welches Format ist eigentlich richtig? XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X tauchen in fast jeder Diskussion auf und werden gern durcheinandergeworfen. Dabei verfolgen sie zwar ein gemeinsames Ziel, unterscheiden sich aber im Aufbau und im typischen Einsatzgebiet. Dieser Artikel erklärt die drei Standards verständlich und zeigt dir, wann welches Format sinnvoll ist.
Was alle drei Formate gemeinsam haben
Im Kern geht es bei allen drei Standards um dasselbe: Eine Rechnung soll nicht nur für Menschen lesbar sein, sondern auch von Software automatisch verarbeitet werden können. Dafür gibt es die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Datenfelder eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sind. XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X können diese Norm erfüllen. Eine reine PDF oder ein gescanntes Bild gilt dagegen nicht als E-Rechnung im Sinne der Norm, weil die Daten dort nicht maschinenlesbar strukturiert sind.
Wichtig zu verstehen: In der Praxis entscheidet oft der Empfänger, welches Format er haben möchte. Du wählst also nicht frei nach Geschmack, sondern richtest dich danach, was die Gegenseite verarbeiten kann. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen ohnehin empfangen können, deshalb landet bei dir künftig öfter ein strukturiertes Format als eine klassische PDF.
XRechnung: reines XML für Behörden
XRechnung ist ein rein strukturiertes Format. Es besteht ausschließlich aus einer XML-Datei, also reinem maschinenlesbarem Code, ganz ohne Sichtbeleg. Wer eine XRechnung öffnet, sieht keine hübsch gestaltete Rechnung, sondern nur die Daten selbst. Das ist kein Mangel, sondern Absicht: Behörden lesen die Datei automatisiert ein.
XRechnung ist der Standard im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland, also im sogenannten B2G-Bereich (Business to Government). Wenn du an Bund, Länder oder Kommunen fakturierst, führt an diesem Format in der Regel kein Weg vorbei.
ZUGFeRD und Factur-X: das Beste aus beiden Welten
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Es ist eine PDF im Standard PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht die gewohnte PDF-Rechnung, die Software liest im Hintergrund das strukturierte XML aus. Das macht ZUGFeRD besonders praktisch, weil eine Datei beide Empfängertypen bedient: Menschen und Maschinen. Bei Abweichungen zwischen Bild und Daten ist übrigens der strukturierte XML-Teil maßgeblich.
Ein wichtiges Detail bei der Konformität: ZUGFeRD erfüllt ab Version 2.0.1 in den dafür vorgesehenen Profilen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Die einfachsten Profile Minimum und Basic-WL erfüllen die Norm für sich genommen jedoch nicht, weil sie nicht alle erforderlichen Angaben enthalten. Für eine vollwertige E-Rechnung brauchst du also ein passendes, konformes Profil.
Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD. Technisch beruht es auf demselben Hybridprinzip aus PDF mit eingebettetem XML und kann ebenfalls EN-16931-konform sein. Praktisch relevant ist Factur-X vor allem im Geschäft mit Frankreich, wo dieser Standard zu Hause ist.
Welches Format wann? Die Kurzübersicht
Damit du nicht lange überlegen musst, hier die typischen Fälle im direkten Vergleich:
- Rechnung an eine deutsche Behörde (B2G): XRechnung. Reines XML, automatisiert verarbeitbar, im öffentlichen Bereich gefordert.
- Rechnung an deutsche Geschäftskunden, die eine lesbare PDF wollen: ZUGFeRD. Sichtbeleg plus eingebettete Daten in einer Datei.
- Rechnung an Geschäftspartner in Frankreich: Factur-X. Technisch wie ZUGFeRD, aber der in Frankreich gebräuchliche Standard.
- Empfänger nennt ein bestimmtes Format: Nimm genau dieses. Die Gegenseite gibt in der Praxis oft den Ton an.
- Empfänger braucht nur Daten ohne Beleg: Reines XML wie XRechnung genügt. Wer Mensch und Maschine bedienen will, fährt mit dem Hybrid besser.
Wie BILLEVO dir die Formatfrage abnimmt
BILLEVO ist eine lokale Desktop-Rechnungssoftware für Windows 10 oder neuer und macOS auf Intel und Apple Silicon, beide Builds signiert. Beim Thema E-Rechnung musst du dich nicht auf ein Format festlegen: BILLEVO erzeugt ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung. So wählst du je nach Empfänger das passende Format, ohne die Software zu wechseln.
Wer es genau wissen will, behält die volle Kontrolle: Das Original-XML bleibt in BILLEVO jederzeit sichtbar. Du kannst also nachvollziehen, welche Daten tatsächlich in der Rechnung stecken, statt blind auf etwas vertrauen zu müssen, das du nicht selbst einsehen kannst. Deine Daten liegen dabei lokal in einer Datenbank auf deinem Gerät. Das bedeutet auch: Backups, Import und Export liegen in deiner Hand, du bist also selbst für Sicherungen verantwortlich. BILLEVO ist ein Einmalkauf für 99 Euro ohne Abo, mit 30 Tagen kostenlosem Test. Für die Buchhaltung gibt es zusätzlich einen DATEV-Export nach SKR03 oder SKR04 samt Audit-CSV, der die Übergabe an den Steuerberater vorbereitet, eine Steuerberatung aber nicht ersetzt.
Unterm Strich gilt: Es gibt nicht das eine richtige Format, sondern das richtige Format für den jeweiligen Empfänger. Wenn deine Software alle drei beherrscht und das XML offenlegt, wird die Entscheidung deutlich einfacher.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deinen konkreten Pflichten wende dich bitte an deinen Steuerberater.